行政手続は電子申請が便利です
電子申請とは、行政機関に対する届出や申請、あるいは官公署からの通知の受領も、すべてインターネット上で完結する新しいサービスです。これまで書類とハンコが当たり前だった各種行政手続ですが、最近ではほとんどが電子申請に置き換わっています。
現在、電子申請できる行政手続きは各省庁の多岐多様なサービスに及び、個人向けから事業者向けまで多種多様となっています。そこで本サイトでは、事業者が従業員の人事管理を行う上で必要な電子申請にフォーカスして、導入方法や運用のコツなどを解説します。
政府が電子申請導入を推進する理由
政府は行政事務の合理化と事務コスト圧縮のために、あらゆる行政手続における電子化を推進しています。少子高齢化や人口減少でいずれ税収先細りと労働力不足が深刻化しますが、現行の行政サービスの質を維持するには、電子申請をはじめとするDXが不可欠なのです。
社会保険や労働法令分野においては、電子申請推進の一環として、都道府県労働局に委嘱された電子申請アドバイザー（社労士）が、全国の主要なハローワークに配置され、電子申請の導入に関する相談に対応しています（当事務所の山口はハローワーク札幌東の担当です）。
電子申請を導入するメリット３つ
電子申請を導入する主なメリットは、早い、安い、安全の3つです。従来の書類による届出・申請に比べて事務効率が大幅に向上するのが最大の特徴です。また業務を可視化しチームで共有することで、属人化しがちな業務分担を適切に再編成することも可能となります。
①早い～24時間365日自席で届出
電子申請は24時間365日、自席のパソコンで利用できますので、急用で所轄の官公署が閉庁しても、業務が中断しません。届出の処理状況や処理結果もパソコンの画面から確認でき、従来は官公署から郵送されてきた通知書なども、PDFファイルでダウンロードできます。
②安い～原則として無料で利用可
電子申請に移行することで、所轄の官公署を往復する交通費がかかりません。届出には役職員のマイナンバーを記載するものが多く、特定記録郵便が必須でしたが、その郵便料金も大幅に節約できます。大都市では書庫を借りるための高額な家賃も軽減されるでしょう。
③安全～特定個人情報の漏洩防止
電子申請は届出データを専用回線を通じてやりとりするので、うっかり外出先でカバンを置き忘れ、役職員の特定個人情報が漏洩してしまうような事故を防止できます。サーバーのアクセス権を適切に設定することで、部外者に人事データを覗き見されることもありません。
札幌市の電子申請普及率は７割!?
北海道電子申請事務センターによると、本記事の投稿時点で札幌市内の事業者の電子申請実施率はすでに7割に達しているそうです。今や書類を年金事務所やハローワークに持参したり郵送したりしている事業者は非効率で後進的といった悪いイメージを持たれかねません。
昨年12月に健康保険証の新規発行が終了し、マイナ保険証に移行したことは記憶に新しいですが、ほかにも医療業界ではレセプト請求が完全電子化されたりと書類廃止の流れが加速しています。これは社会保険や労働保険も例外ではありませんので、早期対応を推奨します。
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