無料で電子申請の導入をサポートいたします！

かねてからお知らせしていたとおり、北海道労働局の委嘱を受け、昨日からハローワーク札幌東にて、雇用保険電子申請アドバイザーの業務を開始しました。私は来年3月末の任期満了まで、札幌圏の電子申請未対応事業者に対し、電子申請の啓発と導入支援を行って参ります。

業務開始にあたり、北海道労働局および電子申請事務センターの担当者と打ち合わせを行いました。その結果、現在のところ札幌市内では約7割、道内全体では約6割の事業者が既に電子申請を利用していることが分かりました（予想より導入率が高くて驚きました…）。

さて、問題は残る3〜4割の未導入事業者です。前任者とこれら未対応事業者との面談記録を見る限り、一種の”DXアレルギー”とも呼べるような、頑なな拒否反応を感じます。前任者からの引継書から推察するに、電子申請を導入しない理由トップ3は大凡以下のとおりでした。

引継書の中には「電子申請をするつもりはない！前にもそう言っただろ！→次回連絡NG」などというメモ書きも見られましたが、いずれ書類での届出や申請が廃止され、電子申請に統合されることは時代の流れです。書類申請に固執するメリットなど皆無でしょう。

なお札幌圏では、医療機関において社会保険・雇用保険の電子申請の導入率が低いことが気になりました。しかし医療業界では、2024年9月から全てのレセプト請求が電子申請になり、同年12月からはマイナンバー健康保険証に一体化されるなど、電子化が進んでいます。

これらの趨勢を踏まえると、社会保険や労働保険の届出や申請も、いずれ電子化されてゆくことくらい自明のことなのですが、もしかしたら電子申請未実施の院長先生や事務長さんは、医療事務と労務事務の電子化は別物である…とご認識されているのかもしれませんね…。

電子申請を導入したくない理由トップ3の真偽を検証してみましょう。まず導入コストの問題。電子申請を行うためのパソコン端末の購入費用は別として、社会保険や労働保険の電子申請サービスは、電子証明書が必要な一部の手続きを除き、基本的に無料で利用できます。

次に処理時間の問題ですが、来所による届出や申請の場合は移動時間や交通費がかかり、受付時間も限られています。しかし、電子申請であれば自席に座ったまま、24時間365日いつでも申請可能です。処理時間は申請によって異なりますが、書類のやりとりより断然速いです。

最後に電子申請の仕組みがよくわからないという問題については、ぜひ所轄のハローワークにお問い合わせ頂き、私のような電子申請アドバイザーを積極的にご活用ください。ほとんどのハローワークでは、電子申請アドバイザー（社会保険労務士）を配置しています。

札幌市では、ハローワーク札幌、ハローワーク札幌北、ハローワーク札幌東に、それぞれ電子申請アドバイザー（社会保険労務士）が配置されています。相談コーナーの開設は週に1日ですが、3つのハローワークが曜日別の輪番制により、火・水・木の3日間で対応する体制です。

私の担当はハローワーク札幌東です。毎週木曜日に同所の3階にある相談コーナーに常駐しており、お客様の営業エリアに関係なく、お電話でも、ご来所でもご相談に応じます。事前にご連絡頂ければ、お客様の事務所にお伺いして事務担当者にレクチャーすることも可能です。

これらの電子申請アドバイザーのサービスは全て無料でご利用いただけます。これは私の憶測ですが、雇用保険の電子申請がある程度普及した段階で、電子申請アドバイザーが廃止されることが予想されるため、未実施の事業者はお早めに本サービスのご利用をご検討ください。

既に電子申請を利用している事業者の中にも、特定個人情報の取り扱いが不十分なケースが見受けられます。特定個人情報とは、住所、氏名、生年月日といった個人情報に加え、基礎年金番号やマイナンバーなどを含む、取り扱いに一層の厳重さを要する個人情報をいいます。

社会保険や雇用保険の届出や申請を行う場合は、特定個人情報の記載が必須です。ゆえに特定個人情報の漏洩事故を防ぐために、①特定個人情報の取り扱いルールの整備、②特定個人情報管理区域の設定、③事務担当者の教育などを行っておかねばなりません。

マイナンバー法に抵触するような特定個人情報漏えい事故を起こした場合は、事業者には4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金という厳しい刑罰が科されます。既に電子申請を利用中であっても、もし特定個人情報管理が不十分であれば、大至急のご対応をお勧めします。

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